Sổ tay nhận bàn giao
Sổ tay nội bộ · Nhận bàn giao

Sổ tay nội bộ Vi-Tech · Nhận bàn giao nền tảng đặt lịch

Nhận hệ thống, rồi tự chạy được.

Sổ tay này viết cho anh chị em đội Vi-Tech. Đọc xong, bạn sẽ biết mình sắp nhận những gì, học ở đâu, thực hành thế nào, và cần kiểm tra những gì trước khi ký xác nhận hoàn tất.

Xem các bước ↓
Đội ngũ cùng ngồi xem lại hồ sơ, người nhận bàn giao trực tiếp thao tác trên máy tính.

Ảnh minh họa do AI vẽ, không phải ảnh chụp buổi bàn giao thật.

Hiểu nhanh vài từ bạn sẽ gặp trong sổ tay
Bàn giaoOPA giao lại toàn bộ phần mềm, tài khoản và tài liệu cho Vi-Tech.
Nghiệm thuHai bên cùng kiểm tra lại mọi thứ. Đạt thì ký xác nhận, chưa đạt thì ghi lại để sửa.
Mã nguồnGiống như bản thiết kế gốc của phần mềm. Có nó, Vi-Tech mới tự sửa và nâng cấp được về sau.
Bản thử và bản thậtBản thử là chỗ để tập, làm sai cũng không sao. Bản thật là bản khách hàng đang dùng hằng ngày, nên phải cẩn thận.
Sao lưuBản sao dự phòng của dữ liệu. Lỡ có mất, mình vẫn lấy lại được.
Trực hỗ trợ 30 ngày30 ngày đầu sau khi ký, OPA vẫn túc trực để giúp khi mình gặp vướng mắc. Hợp đồng gọi giai đoạn này là “hypercare”.

01 / Tóm tắt

Bàn giao xong, đội mình tự vận hành được nền tảng.

Bốn con số dưới đây là kế hoạch đặt ra, chưa phải kết quả đã đạt. Theo kế hoạch

36 + 21thứ bắt buộc + thứ nên có Tổng cộng 57 thứ sẽ nhận, danh sách đầy đủ ở mục 04 để bạn đánh dấu
45 giờ37 giờ cho 4 nhóm + 8 giờ Thời gian học của bốn nhóm, cộng thêm một lớp cho người sẽ hướng dẫn lại nhân viên mới
23 bàidùng chung cho cả bốn nhóm Mỗi nhóm cần hiểu sâu ở mức khác nhau, xem bảng ở mục 05
10 bàiđội mình tự làm thử Người Vi-Tech tự tay thao tác, OPA ở bên cạnh theo dõi và góp ý

Cách làm: bàn giao từ từ, từng bước một. Đầu tiên mình xem OPA làm mẫu, sau đó tự làm với OPA ở bên hướng dẫn, rồi mới tự vận hành hoàn toàn. Xong rồi OPA vẫn trực hỗ trợ thêm 30 ngày, chứ không giao hết trong một buổi rồi để mình tự xoay xở.

02 / Năm tập tài liệu

Năm bộ tài liệu, giao tận tay.

Bốn tập để đọc và ký, cùng một file Excel để theo dõi khi bắt tay vào làm.

Bốn tập tài liệu đặt cạnh một máy tính đang mở bảng theo dõi.

Ảnh minh họa do AI vẽ. Tên các tài liệu ở cột bên cạnh mới là thông tin thật.

HG-01

Cách bàn giao và cách dạy lại

Ghi rõ mỗi tuần làm gì, ai phụ trách, cần kiểm tra gì trước khi ký, và khi nào OPA kết thúc hỗ trợ.

File Word

HG-02

Danh sách sẽ nhận và tài khoản

Liệt kê từng thứ mình sẽ nhận, kèm các bước chuyển tài khoản sang tên Vi-Tech và mẫu để ghi lại lỗi còn sót. Lưu ý quan trọng: không ghi mật khẩu lên giấy tờ.

File Word

HG-03

Đào tạo cho bốn nhóm

23 bài học dùng chung, mỗi nhóm học sâu ở mức khác nhau. Kèm lịch từng buổi, mẫu điểm danh và mẫu chấm bài.

File Word

HG-04

Năm biên bản để ký

Gồm nghiệm thu, giao phần mềm, giao tài khoản, hoàn tất đào tạo và thanh lý hợp đồng. Mỗi biên bản có cả tiếng Việt và tiếng Anh.

File Word

HG-05

File Excel để theo dõi khi làm

Gồm 6 sheet để dùng và 1 sheet hướng dẫn. Đây là bản chính thức, hai bên cùng cập nhật trong suốt quá trình bàn giao.

File Excel · 7 sheet

03 / Các bước

Xem OPA làm mẫu, rồi tự tay làm.

Kế hoạch đi từ tuần T0 đến T8, sau đó OPA trực hỗ trợ thêm từ T9 đến T12. Bấm vào từng chặng để xem việc cần làm, ai phụ trách chính và xong chặng thì có gì trong tay. Các tuần chưa gắn ngày cụ thể, còn chờ hai bên chốt lịch.

Ai phụ trách chính

Xong chặng thì có gì trong tay

Người nhận bàn giao tự thao tác, người hướng dẫn ngồi cạnh xem, tay đặt trên sổ.

Ảnh minh họa do AI vẽ, không phải ảnh chụp buổi bàn giao thật.

Xem chi tiết từng tuần
Kế hoạch ghi trong file HG-05, viết gọn lại cho dễ đọc. Chưa gắn ngày cụ thể và chưa đánh dấu tuần nào đã xong.
TuầnChặngLàm gìXong thì có gìAi phụ trách

Đang ở chế độ xem gọn nên bảng từng tuần tạm ẩn. Bấm “Xem đầy đủ” hoặc in trang ra là thấy lại.

04 / Những gì sẽ nhận

Nhận được thứ nào, đánh dấu thứ đó.

Danh sách 57 dòng lấy từ file HG-02: 36 dòng bắt buộc vì hợp đồng có ghi, và 21 dòng nên có để mình yên tâm hơn khi tự vận hành. Đánh dấu ở đây giúp bạn tự rà cho khỏi sót, nhưng không thay cho chữ ký trên biên bản.

0 / 57
Đang xem 57 dòng Phần đánh dấu chỉ lưu trên máy bạn đang dùng, người khác mở trang sẽ không thấy. Bản chính thức vẫn là file HG-05.

Tên từng dòng được giữ nguyên như trong hợp đồng và file HG-05, để lúc ký hai bên dễ đối chiếu. Gặp từ nào khó hiểu, bạn xem phần “Hiểu nhanh vài từ” ở đầu trang.

05 / Ai học gì

Ai làm việc gì thì học việc đó.

Bốn nhóm học chung 23 bài, nhưng mỗi nhóm cần hiểu sâu ở mức khác nhau. Lớp học trực tuyến, có quay video để xem lại, và có bài thực hành.

Hai học viên ngồi học trực tuyến, trên màn hình có bốn người.

Ảnh minh họa do AI vẽ, không phải ảnh chụp buổi học thật.

Học trực tuyến · có video xem lại

37 giờ cho bốn nhóm. Thêm 8 giờ cho người sẽ hướng dẫn lại nhân viên mới.

14 giờNhóm 1 — Kỹ thuật
10 giờNhóm 2 — Vận hành
5 giờNhóm 3 — Sale
8 giờNhóm 4 — Chăm sóc khách
Cộng thêm lớp cho người sẽ hướng dẫn lại: 8 giờ, 4 người, mỗi nhóm cử một người Tổng 45 giờ

Sau mỗi buổi học, ghi lại ai có mặt và ai làm bài đạt vào mẫu điểm danh.

Mở bảng 23 bài học cho 4 nhóm
Đang xem cả bốn nhóm.
C Làm chủ — xử lý được cả tình huống lạ và hướng dẫn lại được người khác T Thạo việc — tự làm việc hằng ngày, không cần hỏi ai B Biết — biết có việc đó và biết cần hỏi ai — Không cần
Bảng này cho biết mỗi nhóm cần hiểu sâu tới đâu. Đây là mức cần đạt, chưa phải kết quả.
BàiNội dung Kỹ thuật Vận hành Sale Chăm sóc khách

Đang ở chế độ xem gọn nên bảng 23 bài tạm ẩn.

06 / Hai lần kiểm tra

Kiểm tra hai lần rồi mới ký.

Lần thứ nhất trả lời câu hỏi “đã nhận đủ chưa”. Lần thứ hai trả lời “mình đã tự làm được chưa”. Hai câu hỏi khác nhau nên cần kiểm tra riêng. Danh sách dưới đây là điều kiện để được coi là xong, chưa phải những việc đã làm được.

01

Lần 1 — đã nhận đủ chưa

Đếm đủ từng thứ và mở lên chạy thử.

Kiểm tra tận mắt trên máy, không chỉ nghe báo cáo.

  • G1-01Đủ 34 mục hợp đồng ghi, tương ứng 36 dòng trong HG-02. Mỗi dòng có tên người nhận cụ thể
  • G1-02Không còn lỗi nặng. Chạy lại 9 việc chính của khách và của shop xem có mượt không
  • G1-03Lỗi nhỏ còn sót đã ghi vào danh sách riêng, hai bên cùng ký
  • G1-04Lấy một máy mới tinh, chỉ cần làm theo tài liệu là dựng lại được toàn bộ hệ thống
  • G1-05Bộ kiểm tra tự động chạy được, phủ ít nhất 60% như hợp đồng yêu cầu
  • G1-06Báo cáo số người dùng chạy đúng và khớp với số của các shop chạy thử
  • G1-07Có danh sách các thư viện miễn phí đang dùng kèm giấy phép, không cái nào vướng bản quyền
  • G1-08Thử lấy lại dữ liệu từ bản sao lưu một lần, thành công và có ghi lại
  • G1-09Bảng so với bản demo đã làm đủ phần nhóm (i) và nhóm (ii)
  • G1-10Có hướng dẫn sử dụng tiếng Việt cho đội quản trị và cho chủ shop
02

Lần 2 — mình tự làm được chưa

Đội mình tự tay làm, OPA chỉ quan sát.

OPA không thao tác giúp, để kết quả phản ánh đúng khả năng của đội. Mỗi bài ghi lại thời gian làm và người chứng kiến.

  • G2-01Tự đưa một bản cập nhật lên bản chạy thật
  • G2-02Tự quay về bản cũ khi bản mới có vấn đề
  • G2-03Tự sửa một lỗi có thật rồi đưa lên bản chạy thật
  • G2-04Tự dựng trọn một shop mới: trang đặt lịch, khách đặt được, tin nhắn chạy, thẻ tích điểm và voucher quét được
  • G2-05Tự xử lý một sự cố giả do OPA tạo ra: tự phát hiện qua cảnh báo, rồi viết lại diễn biến
  • G2-06Tự lấy lại dữ liệu từ bản sao lưu về đúng mốc giờ
  • G2-07Tự đổi một khóa bảo mật quan trọng mà khách không bị gián đoạn
  • G2-08Tự lo trọn một vòng yêu cầu của shop, từ lúc nhận tới lúc xong
  • G2-09Bạn sale tự giới thiệu sản phẩm cho một người đóng vai khách
  • G2-10Tự chốt số người dùng ngày 1 và giải thích được cách tính tiền
Đội vận hành tự xử lý công việc trong khi tiệm vẫn đang phục vụ khách.

Ảnh minh họa do AI vẽ, chỉ để dễ hình dung, không có nghĩa là đã nghiệm thu.

07 / Hỗ trợ sau bàn giao

OPA còn hỗ trợ mình bao lâu?

Có ba kiểu hỗ trợ khác nhau. Mỗi kiểu theo một điều khoản riêng trong hợp đồng và bắt đầu tính từ một ngày khác nhau, nên bạn nhớ theo dõi riêng từng kiểu.

Điều 10 90 ngày

Bảo hành

Nếu phần mềm chạy không đúng như đã cam kết, OPA sửa miễn phí.

Tính từ ngày nghiệm thu chặng cuối cùng.

Điều 17 30 ngày

Trả lời thắc mắc

Chỗ nào trong code hay hệ thống chưa rõ, bạn cứ hỏi, OPA sẽ giải thích. Hết thời hạn này, nếu cần thêm thì hai bên trao đổi lại.

Tính từ ngày ký biên bản giao phần mềm.

Điều 6.5 / 16.1 3 tháng

Sửa lỗi nhỏ sau khi chạy thật

OPA gom lại và sửa các lỗi nhỏ, loại lỗi không làm gián đoạn công việc hằng ngày.

Tính từ ngày phần mềm bắt đầu chạy thật.

Nhân viên hỗ trợ đeo tai nghe ngồi làm việc, phía sau tiệm vẫn đang phục vụ khách.

Ảnh minh họa do AI vẽ, không phải ảnh chụp thật.

30 ngày OPA trực hỗ trợ

Bốn dấu hiệu cho thấy mọi thứ đã chạy ổn.

01Đội mình tự xử lý được sự cố mà không cần gọi OPA, liên tục ít nhất 14 ngày.

02Không còn lỗi nghiêm trọng nào chưa được sửa.

03Hai tuần cuối gần như không còn câu hỏi kỹ thuật nào gửi sang OPA.

04Đã làm trọn một vòng công việc: tự tạo xong một shop mới, và tự chốt số người dùng một lần vào ngày 1.

Khi đủ bốn dấu hiệu thì giai đoạn này kết thúc, và muộn nhất là hết 30 ngày. Nếu cần OPA hỗ trợ thêm, hai bên sẽ trao đổi riêng; thời gian hỗ trợ không tự động kéo dài.

Gặp vướng mắc thì hỏi ở đâu?

Trong 30 ngày đầu, bạn gửi câu hỏi qua công cụ quản lý dự án mà hai bên đang dùng, thay vì nhắn tin riêng. Như vậy câu trả lời được lưu lại, người sau đọc là hiểu, không phải hỏi lại từ đầu.

Xem những gì sẽ nhận ↓